Huishoudelijk Reglement

1. Ookami Dojo

Ookami Dojo is een karateschool voor Kyokyshinkai Karate, MultiMove en Beweginsrecreatie. De organisatie is ingericht in de rechtsvorm van een Vereniging Zonder Winstoogmerk. Ookami Dojo vzw. is geregistreerd bij de KBO onder ondernemingsnummer BE 0664.502.458.

De Maatschappelijke zetel van Ookami Dojo is gevestigd te ’s Hertogendijk 71, 2940 Stabroek. Onze dojo kent twee vestingen; Dojo Putte (Gevestigd in MFC De Biezen, Schoolstraat 42, 4645 DA Putte, Nederland) en Dojo Stabroek (Gevestigd in Sporthal PITO Stabroek, Laageind 19, 2940 Stabroek).

Ookami Dojo vzw. is onderdeel van IFK Belgium én de Nederlandse Karate Associatie  IFK Nederland. Daarnaast is Ookami Dojo vzw. aangesloten bij de Vlaamse Vechtsport Associatie.

2. Logo, Naam en Website

Het gebruik van het Ookami Dojo-logo, de naam van de dojo en de website-url is strikt voorbehouden aan de vereniging.

3. Aansprakelijkheid

Ieder lid van Ookami Dojo vzw. verklaart vrijwillig deel te nemen aan de activiteiten die de vereniging organiseert.

In geen geval kan Ookami Dojo vzw. aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen of voor persoonlijke of materiële schade van gelijk welke aard, veroorzaakt door één of meerdere van haar leden.

4. Lesgelden/Bondsgelden/Verzekering

Lesgelden

Iedereen die zich wenst aan te sluiten bij Ookami Dojo, dient daarvoor lesgeld te betalen. Het lesgeld is afhankelijk van de trainingsafdeling, het moment van inschrijven én het aantal trainingsdagen waaraan een lid wenst deel te nemen.

De lesgelden voor een volledig seizoen bij Ookami Dojo kunnen berekend worden aan de hand van onderstaande tabel:

Deelnemen aan competitietraining wordt niet gezien als een extra trainingsdag en valt dus onder het standaardlidgeld.

Bondsgelden

Iedereen die zich wenst aan te sluiten bij Ookami Dojo, dient zich ook aan te sluiten bij onze overkoepelende organisatie of bond, IFK Belgium of IFK Nederland. Het bondsgeld bedraagt jaarlijks €15.

Verzekering

Iedereen die zich wenst aan te sluiten bij Ookami Dojo, dient jaarlijks een verzekeringspremie te betalen. Voor Pups en Welpen bedraagt deze €15/jaar. Jeugd en Volwassenen worden verzekert via de Vlaamse Vechtsport Associatie. Dit kost jaarlijks €25.

Aangepaste tarieven

Minder lesdagen

Mensen die door omstandigheden aan minder dan 2 lesdagen per week kunnen deelnemen, kunnen een aangepast tarief aanvragen voor het lesgeld. Dit bedraagt dan de helft van het standaardlesgeld voor de afdeling van het lid in kwestie.

Sociale tarieven

Bij Ookami Dojo vzw. proberen we onze sport zo toegankelijk mogelijk te houden voor iedereen. We kiezen bewust voor een beleid waarin winst maken géén prioriteit is en vragen daarom het laagst mogelijke lesgeld. Indien de totale som echter toch te groot is, kan bij Ookami Dojo vzw. met een spreidingsplan gewerkt worden (zie betaling) of kan een sociaal tarief aangevraagd worden.

Betaling

Lesgeld, Bondsgeld en Verzekering dienen via overschrijving betaald te worden aan Ookami Dojo vzw. De vereniging stort bondsgeld en verzekering door naar respectievelijk de bond of de verzekeraar. Bondsgeld en verzekering dienen altijd binnen 2 weken na inschrijving betaald te worden. Het lesgeld dient volgens de gemaakte afspraken volledig afbetaald te zijn voor de laatste training van het seizoen waarvoor men inschrijft.

Betalingsmogelijkheden:

• Volledig bedrag in één keer: Indien gekozen wordt om het volledige bedrag in één keer te voldoen, dient dit bedrag binnen een termijn van 60 dagen na inschrijven betaald te zijn.
• Volledig bedrag in 2 keer: Indien gekozen wordt om het volledige bedrag in twee schijven te betalen, dient de eerste helft betaald te zijn binnen een termijn van 60 dagen na ischrijven. De tweede helft moet ten laatste 6 maanden na inschrijven zijn voldaan. Indien men inschrijft na december, dient de tweede helft betaald te zijn voor 30 juni.
• Maandelijks: Wie er voor kiest om het lesgeld maandelijks te betalen, dient voor het einde van iedere maand 1/10e van het verschuldigde lesgeld betaald te hebben.

Beeindiging lidmaatschap

Wanneer een lid om zijn lidmaatschap beeindigd, heeft deze geen recht om lesgeld terug te vorderen. Enkel bij beeindiging van lidmaatschap omwille van medische redenen kan het lesgeld voor de nog niet begonnen maanden worden teruggevraagd.

Bondsgeld en verzekeringsbijdrage kunnen nooit worden terugbetaald.

5. Lidboekje/Bondsboekje/Membershipcard IFK

Lidboekje

Iedereen die zich aansluit bij Ookami Dojo vzw. krijgt na zijn inschrijving een lidboekje. In het lidboekje worden de betalingen van lesgelden, bondsgeld en verzekering per seizoen bijgehouden, alsook de aanwezigheden op training. Het lidboekje bevat daarnaast informatie over de behaalde graad van ieder lid, zijn of haar deelname aan wedstrijden en trainingskampen én een overzicht van blessures die een lid tijdens het trainen opliep.

In het lidboekje kan ieder lid ook belangrijke medische info én contactgegevens voor in noodsituaties noteren. Deze informatie wordt door Ookami Dojo vzw. niet geraadpleegd, tenzij wanneer het lid tijdens een training medische hulp nodig heeft en deze info dient verstrekt te worden aan de daarvoor opgeroepen zorgverleners.

Ieder lid moet iedere training zijn lidboekje bijhebben en dit laten afstempelen.

Bonsdboekje

Elk lid dient een bondsboekje van de IFK aan te schaffen vanaf de graad van 8e Kyu of wanneer men deelneemt aan activiteiten die het clubverband overstijgen. In het bondsboekje – ook wel vechterspaspoort genoemd – registreert de organisatie alle relevante informatie over de sportieve carrière van ieder lid.

Membershipcard IFK

Vanaf de graad van 8e Kyu wordt voor ieder lid een Membershipcard van het IFK aangekocht. Dit pasje is nodig om (internationaal) lidmaatschap bij de IFK aan te tonen.

6. Blessures/Schadegevallen

Elke blessure of elk schadegeval dient binnen de 48 uur gemeld te worden bij het bestuur. Deze verstrekt daarop een ongevallenformulier van de verzekering/de Vlaamse Vechtsport Associatie. Dit formulier dient binnen de 5 werkdagen verzonden te worden naar de verzekeraar.

Het invullen en opsturen van een ongevallenformulier is de verantwoordelijkheid van ieder individueel lid. Het bestuur kan wel ondersteuning bieden bij het in orde maken van dit document.

Geen enkel lid kan aanspraak maken op een vergoeding, van welke aard ook, indien er niet voldaan wordt aan de administratieve formaliteiten die door de verzekeraar opgelegd worden.

Inzage in de verzekeringspolis is voor ieder lid mogelijk na eenvoudig verzoek.

7. Afdelingen en Trainingstijden

Afdelingen

Bij Ookami Dojo kiezen we er voor om onze leden een zo persoonlijk mogelijke begeleiding te bieden. In het kader daarvan, hanteren wij een werking met verschillende afdelingen. Deze afdelingen zijn in de eerste plaats opgesteld op leeftijd en bieden zo alle leden de begeleiding die bij hun specifieke leeftijdsgroep hoort.

De afdelingen zoals deze bij Ookami Dojo gehanteerd worden zijn;

• Pups: Kinderen van 4 tot en met 7 jaar oud.
• Welpen: Kinderen van 8 tot en met 12 jaar.
• Jeugd+: Jongeren van 13 tot en met 18 jaar oud en Volwassenen van 18 jaar en ouder.

Naast leeftijd spelen ook lichaamsbouw, mentale capaciteit en technisch niveau een rol bij het bepalen in welke afdeling een lid het beste traint. In overleg met het lid, zijn of haar ouders, het trainerskorps en het bestuur kan er dus afgeweken worden van de indeling op leeftijd.

Ookami Dojo biedt Pups en Welpen lessen aan in beide vestigingen.

Trainingstijden

Pups trainen in Dojo Putte op Maandag en Vrijdag en dit steeds van 18u00 tot 18u45. In Dojo Stabroek trainen de Pups op Dinsdag van 18u00 tot 18u45 en op Zaterdag van 10u00 tot 10u45.

Welpen trainen in Dojo Putte op Maandag en Vrijdag en dit steeds van 18u45 tot 19u30. In Dojo Stabroek trainen de Welpen op Dinsdag van 18u45 tot 19u30 en op Zaterdag van 10u45 tot 11u30.

Jeugd en Volwassenen trainen in Dojo Putte op Maandag en Vrijdag en dit steeds van 19u30 tot 20u30.

Op dinsdag trainen alle competiteurs in Dojo Stabroek van 19u30 tot 20u30.

Op donderdag kunnen Welpen, Jeugd en Volwassenen extra trainen op kracht en conditie. Dit in Dojo Putte van 19u00 tot 20u00.

8. Communicatie

Binnen Ookami Dojo vzw. zijn verschillende officiële communicatiekanalen waarlangs de vereniging haar leden op de hoogte houdt van wijzigingen, evenementen en activiteiten. Deze kanalen zijn:

• Ookami Updates (Nieuwsbrief. Wordt hoofdzakelijk via mail verspreid, maar kan op verzoek ook op papier bedeeld worden.)
• Mails ‘info@ookamidojo.be’
• Facebookpagina ‘Ookami Dojo vzw.’
• Website www.ookamidojo.be >>> Nieuws, Activiteiten
• Brieven uitgedeeld op de training

Het bestuur van Ookami Dojo is daarnaast steeds aanspreekbaar voor wie vragen heeft.

Naast de officiële communicatiekanalen zijn er ook nog enkele meer informele communicatielijnen:

• Facebookgroep ‘Ookami Dojo’
• Facebook-chatgroep ‘Ookami Ouders, Bestuur en Lesgevers’

9. Dojo Etiquette

Tijdens karatetraining is het belangrijk om je gepast te gedragen. Dit draagt bij tot een veilige en gezonde sportomgeving, waarin iedereen de kans krijgt om op een leuke manier te trainen. Het karate kent hiervoor een hele hoop morele codes en principes, die je hier kan nalezen, maar er bestaat ook zoiets als Dojo-etiquette.

De Dojo-etiquette is het reglement dat het dagelijkse leven binnen de dojo organiseert en ieder lid van Ookami Dojo dient zich aan de Dojo-etiquette te houden.

Als lid van Ookami Dojo verwachten we dat je je niet enkel tijdens de trainingen aan deze regels houdt, maar dat je ze ook in acht neemt in het sportcomplex én de kantine.

Betreden van de zaal

• Bij het betreden van de zaal, groet ik met een luide ‘osu’.
• Ik groet de lesgevers. Ik spreek hen aan met Senpai, Sensei of Shihan, afhankelijk van hun graad en positie binnen de dojo.
• Zodra ik in de zaal ben, vraag ik even of ik nog kan helpen met het klaarmaken van de zaal.

Kledingvoorschriften

• Tijdens de zaaltrainingen draag ik een gewassen gi, voorzien van een clubbadge op de linkermouw. Op de rechtermouw draag ik een badge van het IFK (verplicht vanaf 8e kyu).
• Ik draag enkel de obi waar ik recht op heb.
• Mijn scheen- en handbescherming zijn in goede staat. Ze stinken niet, zijn niet verduurd en geven geen kleur af.
• Tijdens buitentrainingen of indien ik om een of andere reden géén gi kan dragen, draag ik propere, loszittende sportkledij.
• Meisjes en dames dragen onder hun gi een wit T-shirt met ronde hals.
• Ik draag geen buitenschoeisel of schoenen met donkere zool in de zaal.

Persoonlijke hygiëne

• Mijn nagels zijn kortgeknipt, zodat ik niemand kan verwonden.
• Ik draag geen sierraden tijdens de training.
• Indien ik lange haren heb, bind ik deze voor de training samen in een staart of een dot. Het maakt hierbij niet uit of ik een jongen of een meisje ben.

Op tijd komen

• Ik probeer op tijd te zijn voor iedere training. Kan ik niet komen of kom ik te laat, dan probeer ik een lesgever daar op voorhand over te informeren.
• Indien ik te laat kom voor een training, kom ik rustig de zaal binnen. Ik plaats mij in seiza naast de deur en wacht tot een lesgever mij opmerkt.
• Zodra ik door de lesgever wordt opgemerkt, ga ik hem groeten. Ik verontschuldig mij voor het te laat komen (‘Shitsurei Shimasu’) en volg daarna zijn instructies op.
• Als ik enkele oefeningen krijg, dan zijn deze bedoeld als opwarming en niet als straf. Ik voer ze uit zonder te mopperen.

Groetceremonie

• Wanneer de lesgever het signaal geeft dat de training gaat beginnen, plaats ik mij in blok. Ik wacht in Fudo Dachi op het verdere verloop van de groetceremonie.
• Op de instructie ‘Seiza’  ga ik op mijn knieën zitten. Mijn dikke tenen overlappen elkaar, en ik hou mijn knieen twee vuistlengtes uit elkaar. Ik plaats mijn gebalde vuisten op mijn bovenbenen.
• Indien de Torii staat opgesteld: Op de instructie ‘Shinden Ni Rei’ groet ik de Shinden of het ‘dojo-heiligdom’. Ik doe dit mijn beide vuisten voor mij op de grond te plaatsen en te buigen. Ik blijf ondertussen naar voor kijken.
• Op de instructie ‘Mokuso’ sluit ik mijn ogen en bereid ik mij mentaal voor op de training. Ik laat zorgen van buiten de dojo los.
• Op de instructie ‘Mokuso Yame’ open ik mijn ogen weer. Ik blijf in seiza zitten en kijk strak voor me uit.
• Op de instructie ‘Sosai Ni Rei’ groet ik de afbeelding van Sosai Oyama. Ik doe dit mijn beide vuisten voor mij op de grond te plaatsen en te buigen. Ik blijf ondertussen naar voor kijken. Terwijl ik dit doe zeg ik luid en vol overtuiging ‘Osu!’.
• Op de volgende instructies groet ik de aanwezige Shihan, Sensei of Senpai.
• Op de instructie ‘Otogai Ni Rei’ groet ik alle aanwezige clubgenoten.
• Op de instructie ‘Tate Kudasai’ sta ik recht. Ik doe dit door eerst mijn rechterbeen recht te zetten en vervolgens op te staan.
• Aan het einde van de training doorlopen we deze groetceremonie opnieuw. Zodra de groetceremonie afgelopen is, wacht ik tot het lid voor mij in blok zich omdraait en mij staand groet. Daarna draai ik mij naar het lid rechts van mij en groet ik ook hem of haar. Ik doe dit daarna ook met het lid links van mij en het lid achter mij in blok.

Discipline tijdens de training

• Ik ben enkel in de zaal aanwezig wanneer ik train, help bij het training geven of een andere taak kreeg toegewezen. Wachten doe ik op de tribune of in de kantine.
• Tijdens de training volg ik aandachtig wanneer er uitleg wordt gegeven. Ik sta in Fudo Dachi (of luister zittend wanneer dit gevraagd wordt).
• Ik laat andere karateka’s tijdens de training met rust. Ik geef iedereen de kans om geconcentreerd te trainen.
• Ik beperk het praten tijdens de training. Het is niet de bedoeling om van de training een babbeluurtje te maken.
• Ik drink tijdens de training enkel op de daarvoor ingeplande momenten. Eten doe ik niet in de sporthal of de kleedkamer.
• Ik gebruik geen kauwgum in de sportzaal, de kleedkamer of de tribune.
• Ik doe tijdens de training steeds mijn uiterste best. Ik zet mij in en probeer enthousiast mee te doen. Ik help anderen gemotiveerd te blijven door hen aan te moedigen wanneer ze het moeilijk hebben.

Opruimen van de zaal

• Aan het einde van iedere training help ik om de zaal op te ruimen:
• Ik leg het clubmateriaal op de juiste plaats terug.
• Ik neem mijn eigen trainingsmateriaal mee naar huis.
• Ik gooi lege drinkflessen en ander afval in de vuilbak.

Gebruik van de kleedkamer

• Ik gebruik de kleedkamer om me om te kleden en te douchen. Ik blijf er niet hangen om te spelen of te praten.
• Ik hou tijdens het gebruik van de kleedkamer rekening met de mensen die aan het trainen zijn. Ik zorg dat ik geen kabaal maak dat de les stoort.
• Ik laat geen kostbaarheden in de kleedkamer achter. Ik berg alles op in mijn sportzak en zet deze in de Dojo.
• Na het gebruik van de kleedkamer laat ik deze proper achter:
• Ik neem al mijn materiaal mee naar huis en gooi mijn afval in de vuilbak.
• Ik zorg dat de douche proper achterblijft. Als ik als laatste heb gedoucht, gebruik ik de aftrekker om de douche uit te drogen.

Gebruik van de kantine en de tribune

• Wanneer ik gebruik maak van de kantine of de tribune, doe ik dat als vertegenwoordiger van de club. Ik hou mij aan de regels en afspraken van het sportcomplex.
• In de kantine ben ik beleefd en zorg ik niet voor hinder. Ik zorg dat mijn sportzak of ander materiaal geen doorgangen blokkeert.
• Ik stoor geen andere sportclubs wanneer ik op de tribune zit.
• Ik hang niet over de reling van de tribune.

10. Evaluaties en graadbevorderingen

Ookami Dojo vzw. volgt, net als alle andere clubs die aangesloten zijn bij de Internationale Federatie voor Karate, de IFK-Syllabus. In deze leerlijn worden de verschillende technieken en katas gerangschikt en gekoppeld aan een vaste graad. Op die manier zorgt de syllabus er voor dat iedereen die eenzelfde graad draagt, aan dezelfde eisen voldoet. De syllabus zorgt dus voor een zeker kwaliteitscontrole binnen onze bond en zorgt dat iedereen dezelfde weg moet afleggen.

Alle details over evaluaties en graadbevorderingen kunnen teruggevonden worden in het Ookami Dojo Examenreglement.

11. Deelname aan competitie

Ookami Dojo vzw. biedt al haar leden de kans om deel te nemen aan wedstrijden en toernooien in de disciplines Kata en Kumité. Deelname aan competitie is echter onderhevig aan verschillende voorwaarden én gebeurt enkel in overleg met het lesgeverskorps.

Alle details over deelname aan competitie kunnen teruggevonden worden in het Ookami Dojo Competitiereglement.

12. Persoonlijke gegevens

Ookami Dojo vzw. vraagt verschillende persoonlijke gegevens op van zijn leden en verbindt zich er toe deze énkel te gebruiken voor de doeleinden waarvoor de leden toestemming hebben gegeven via het inschrijvingsformulier. Deze doeleinden en alle verbintenissen die Ookami Dojo vzw. aangaat omtrent de bescherming van de privacy van zijn leden kunnen teruggevonden worden in de Ookami Dojo privacyverklaring.

De persoonlijke gegevens die ieder lid bij zijn inschrijving aan Ookami Dojo vzw. doorgeeft moeten correct zijn. Iedere wijziging aan deze gegevens tijdens het lidmaatschap dient zo snel mogelijk aan het bestuur doorgegeven worden.

13. Toepassing in het burgerlijk leven

Elk lid eerbiedigt naar eer en geweten alle regels van het Kyokushinkai en verbindt zich ertoe om geen karatetechnieken toe te passen buiten de dojo, tenzij absoluut noodzakelijk bij wettige verdediging.

14. Sancties

Bij inbreuken tegen het huishoudelijk reglement, kan ieder lid hierop aangesproken worden door het bestuur van Ookami Dojo vzw. Bij herhaling van deze inbreuk zal het betrokken lid schriftelijk terechtgewezen worden en kunnen er voorwaarden aan zijn of haar lidmaatschap verbonden worden. Wanneer het betrokken lid de gemaakte afspraken hierna nog steeds niet nakomt, kan het bestuur beslissen om het lid de toegang tot de Dojo tijdelijk of permanent te ontzeggen. Deze kennisgeving zal eveneens schriftelijk gebeuren.

Reeds betaalde lesgelden, bondsgelden en verzekeringsbijdragen kunnen in geen geval teruggevorderd worden door het betrokken lid.